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MANUAL INTERNO PARA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES

El Programa Odontológico Internacional-POI, tiene como metas el cumplimiento de sus objetivos y al mismo tiempo la búsqueda permanente del bienestar de sus pacientes, empleados, proveedores, y demás colaboradores, que se relacionan con nuestra clínica, y al mismo tiempo, mantener los comportamientos adecuados, bajo la normatividad de la relaciones interpersonales enmarcados en nuestros valores institucionales  como el respeto, atención de calidad, responsabilidad, oportunidad, lealtad, y una de nuestras características que es el trabajo en equipo, y de este modo se da una relación armónica, entre los diferentes actores.

Por consiguiente, desde esta perspectiva estamos alineados con nuestra misión y visión, que brindan al empleado el sentido de pertenencia, en su lugar de trabajo permitiendo de una manera más sencilla, flexible el logro de los objetivos planteados.

Este reglamento está inspirado en los valores y principios, misión, visión, objetivos y políticas de la institución, por lo tanto, está comprometida con el estricto cumplimiento de los derechos y deberes de pacientes y empleados, además de la protección de datos personales.

Por lo anterior la imagen también constituye parte de dato personal, debido a que es un tipo de información que permite también hacer su identificación, y todo lo referente se encuentra reflejado en el literal g) del artículo 3 de la ley 1581 del 2012. Y el decreto 1377 del 2013.

Glosario:

  • La Ley de Protección de Datos Personales reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
  • Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Refiriéndonos a las licencias de uso de imagen, el uso dado a una imagen en virtud de una licencia constituye un tratamiento de datos. (ley 1581 del 2012).
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • El sujeto principal: es el titular por cuanto se trata de la persona a quien pertenece la información objeto de tratamiento. En cambio, el encargado es quien obtiene la información y decide sobre ella. Por su parte, el responsable maneja la información según le sea proporcionada por el responsable.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Dato personal: es aquella información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables y la cual puede identificarla. Por ejemplo: nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, estado civil, huella dactilar, etc.
  • Dato personal público: es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. Por ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos del RUNT, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.
  • Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

El titular del dato personal, es decir la Clínica odontológica- POI, podrá:

  • A) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • B) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  • C) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  • D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  • F) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los datos personales de los pacientes de la clínica Odontológica Internacional –POI se utilizarán para la siguiente finalidad:

  • Compilación de la historia clínica
  • Recetarios
  • Programar citas
  • Llamadas para recordar citas y/o programar
  • Certificados en general
  • Responder a los PFQR
  • Notificar pagos- cartera
  • Información publicitaria
  • Mercadeo y servicios
  • Educación al paciente
  • Actualización de datos personales
  • Encuestas y varios.

Asi mismo la cñinica POI deberá cumplir lo siguiente:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Con el fin de buscar planes de mejoramiento, estamos en constantes evaluaciones y autoevaluaciones, que nos permitirán encontrar aquellas acciones de mejores prácticas.

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Todos los derechos reservados Dr. Mauro Ferri / POI Dental Clinic Cartagena

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